先明确这份材料给谁看
不同读者关心的问题不同。先明确汇报目的、使用场景和需要支持的讨论，再确定内容范围、详略与呈现顺序，让材料围绕读者的问题展开。
- 明确读者、目的和讨论重点
- 确定内容范围与材料形式
- 梳理需要补充或核实的信息
把零散资料整理成主线
围绕已有文档、记录、表格和研究材料，整理要点、来源与相互关系。将背景、事实、分析和建议分开组织，减少重复，让读者顺着内容理解问题。
- 提取关键事实与业务信息
- 整理逻辑结构、章节与汇报提纲
- 核对表述与原始资料的一致性
按使用场景形成成果
研究报告重视依据与完整性，业务汇报重视重点与阅读节奏。根据材料用途安排正文、图表和补充资料，保留支撑内容，便于后续讨论和更新。
- 报告、资料包与汇报材料
- 会议要点、待办和汇报提纲
- 与原始资料关联的内容整理
围绕项目形成的成果
- 内容结构与汇报提纲
- 整理后的事实与依据
- 报告及汇报材料
- 便于继续更新的内容组织